Jedes eingehende Dokument — klassifiziert, geroutet und archiviert.
JPS FinanceOS Dokumenten-Intelligenz empfängt Dokumente aus allen Kanälen — E-Mail, Scan, Upload, SharePoint-Ordner — und verarbeitet sie vollautomatisch: OCR via Azure AI Document Intelligence, KI-Klassifikation, automatisches Routing an das richtige Finance-Modul und GoBD-konformes Archiv direkt in Ihrem SharePoint-Tenant. Keine Datenmigration. Kein neues DMS-Silo.
Rechnungen in E-Mails, Verträge in Ordnern, Mahnungen im Papierstapel.
Die meisten Mittelstands-Finance-Teams verbringen 30–40% ihrer Zeit mit dem Eingang, der Klassifikation und Ablage von Dokumenten. Ein erheblicher Teil davon ist rein mechanisch — das ist genau der Bereich den KI zuverlässig übernehmen kann.
| Heute — manueller Dokumenteneingang | Mit JPS FinanceOS Dokumenten-Intelligenz |
|---|---|
| Rechnungen aus 3–5 verschiedenen E-Mail-Posteingängen manuell abholen | Dedizierte Eingangspostfächer (rechnungen@, vertraege@) — automatisch abgeholt via Power Automate |
| Jedes Dokument öffnen, lesen, manuell als "Rechnung" oder "Mahnung" einordnen | Azure AI Document Intelligence OCR + KI-Klassifikation in unter 10 Sekunden pro Dokument |
| Rechnung manuell ins ERP eingeben — dann den Scan irgendwo ablegen | Routing direkt in AP-Inbox zur Buchung; nach Freigabe SharePoint-Link automatisch ins ERP geschrieben |
| Gerichtsbriefe oder Vollstreckungsschreiben landen in der allgemeinen Post — und werden zu spät gelesen | DUNNING_3, COURT_NOTICE, ENFORCEMENT, TAX_NOTICE sofort erkannt und an Legal Queue eskaliert — mit Push-Alert |
| GoBD-Nachweis bei Betriebsprüfung: manuell zusammengestellte Ordner-/Scan-Listen | Vollständiges GoBD-konformes Archiv in Ihrem SharePoint: Dokumententyp, Datum, Ablageort, unveränderlich protokolliert |
Der intelligente Eingangskanal — empfängt, liest und routet jedes Dokument.
Modul 8 ist kein Archiv — es ist der intelligente Eingangskanal. Es empfängt Dokumente aus allen Kanälen, OCR-verarbeitet und klassifiziert sie mit Azure AI Document Intelligence und routet sie automatisch an das richtige nachgelagerte Finance-Modul.
Document Intake & Intelligence — Eingangskanäle
Alle eingehenden Dokumente werden über einen einheitlichen Eingangskanal empfangen — unabhängig davon woher sie kommen.
E-Mail-Eingang
Power Automate überwacht dedizierte Postfächer und leitet Anhänge automatisch weiter. Empfohlen: rechnungen@, vertraege@ pro Gesellschaft.
Scan-Upload
Direkter Upload aus Scan-Software oder Druckern die in SharePoint oder JPS FinanceOS posten können. Keine manuelle Dateibenennung erforderlich.
Manueller Upload
Drag-and-Drop-Upload für Dokumente die manuell in die Plattform eingestellt werden. Klassifikation erfolgt automatisch nach dem Upload.
SharePoint-Eingangsordner
Power Automate überwacht einen konfigurierten SharePoint-Ordner. Neues Dokument → automatisch verarbeitet und aus dem Eingangsordner entfernt.
Sieben Dokumententypen. Vier Zielmodule. Null manuelle Einordnung.
Nach der Klassifikation routet Modul 8 jedes Dokument automatisch an das richtige Finance-Modul — AP-Inbox, Treasury, DMS oder Legal Queue. Das Routing ist mandantenkonfigurierbar.
| Dokumententyp | Beschreibung | Zielmodul |
|---|---|---|
| INVOICE | Lieferantenrechnungen aller Art — PDF, Scan, ZUGFeRD | AP-Inbox (Modul 4) |
| PAYMENT_REMINDER | Zahlungserinnerungen, Mahnungen Stufe 1 & 2 | AP-Inbox (Modul 4) |
| BANK_STATEMENT | Kontoauszüge, CAMT.053-Dateien per E-Mail | Treasury (Modul 2) |
| CONTRACT | Lieferanten- und Kundenverträge, Rahmenvereinbarungen | DMS (Modul 9) |
| GENERAL_DOC | Nicht klassifizierbare Dokumente — manuelle Überprüfung | DMS (Modul 9) |
| DUNNING_3 / COURT_NOTICE | Mahnungen Stufe 3, Gerichtsbriefe, Vollstreckung | Legal Queue (Modul 10) |
| TAX_NOTICE | Steuerbescheide, Finanzamtschreiben, Betriebsprüfungen | Legal Queue (Modul 10) |
Routing-Regeln sind mandantenkonfigurierbar im Platform Admin UI — keine Entwicklung erforderlich.
Ihre Dokumente bleiben in Ihrem SharePoint — wir bringen die Finance-Intelligenz.
Modul 9 ist kein neues DMS-Silo. Es ist ein intelligentes Archiv-Modul das Ihren bestehenden SharePoint-Tenant als primären Dokumentenspeicher nutzt. Keine Datenmigration, kein Lock-in, volle Kontrolle über Ihre Daten.
Kritische Dokumente landen nicht mehr unbemerkt im Postfach.
Modul 10 erkennt kritische eingehende Dokumente — Mahnungen Stufe 3, Gerichtsbriefe, Vollstreckungsschreiben, Steuerbescheide — und eskaliert sie sofort an die richtige Person. Kein kritisches Schreiben wird mehr übersehen.
Letzte Mahnung vor Inkasso
Automatisch erkannt, sofortige Push-Benachrichtigung an CFO und AP-Leiter. Fristen werden im System erfasst.
Gerichtliche Dokumente
Gerichtsbriefe und Klagen werden sofort an Geschäftsführung und konfigurierten externen Anwalt weitergeleitet. Antwortfristen werden protokolliert.
Zwangsvollstreckungsschreiben
Pfändungsbescheide und Vollstreckungsschreiben lösen sofortige Eskalation aus — CFO, Steuerberater und Rechtsanwalt werden gleichzeitig benachrichtigt.
Finanzamt & Betriebsprüfung
Steuerbescheide und Betriebsprüfungsankündigungen werden an Steuerberater und Geschäftsführung weitergeleitet. Einspruchsfristen im System erfasst.
Eskalations-Routing ist mandantenkonfigurierbar: definieren Sie wer bei welchem Dokumententyp benachrichtigt wird — per Push, E-Mail oder Microsoft Teams-Nachricht.
Sehen Sie wie Ihr Dokumenteneingang vollautomatisch verarbeitet wird.
30-minütige Live-Demo: Wir verarbeiten live ein Muster-Dokument — von der E-Mail-Eingang über OCR, Klassifikation und Routing bis zur Ablage in einem SharePoint-Testordner.
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